EMPRESARIOS DE REPROGRAFÍA: ¿Estáis cobrando vuestros servicios?

Cartel publicitario Barcelona, copisteria eixample

Hoy, en el Blog de Balmes Impressio, dónde imprimir cartel publicitario en Barcelona, hablamos sobre una situación crítica en nuestro sector.

En tiempos duros como el de la crisis que venimos padeciendo, la reducción de los precios de venta para recuperar mercado es una tentación. .. pero también un error en el que no se debe caer pues será, siempre, a costa de unos márgenes comerciales cada vez más reducidos y difícilmente fidelizará al cliente. ¡Siempre habrá un precio más bajo!

Bajar el precio es fácil, recuperar el margen perdido puede costar décadas... de hecho, las empresas reprográficas siguen cobrando por una fotocopia de DNI lo mismo que hace 10 ó 15 años, a pe­sar de que ninguno de sus costes (papel, tóner, maquinaria ...) han dejado de subir. Es necesario, pues, conocer nuestros costes, los tiempos de producción y parada, y además, considerar el margen "de dignidad" de nuestros precios que nos merecemos. Así que...
¿Cuánto cuesta y cuánto vale una fotocopia? ¿Debe existir un Pre­ cio de Servicio Mínimo en los establecimientos reprográficos?
El "cuánto cuesta" hace referencia a los costes de producción con­ templados en toda su extensión: el coste de una impresión no se

limita a papel + tóner + clic... ¡no!, pero "algunos" aún no entien­den que deben considerar,además, los costes de amortización, de local, de salarios y seguros sociales,suministros y otros costes fijos que se soportan, haya o no producción y que deben ser repercu­tidos sobre ésta cuando la hay. El "cuánto vale" refiere al precio de venta que debemos pretender para alcanzar un margen digno que nos permita continuar la actividad razonablemente.
No es que exista una varita mágica que por "arte de birlibirloque" vaya a solucionarnos la crisis, pero sí hay conductas que incorpo­radas a nuestra actividad, pueden ayudar ... Fijémonos en la si­guiente prueba que se realizó en cinco establecimientos de reprografía: Se solicitó la impresión de un PDF desde un Pen drive (el billete de avión del puente de mayo) y la fotocopia del DNI po­niendo las dos caras del mismo en una misma página. Se crono­metró el tiempo total desde que, una vez en el local, éramos aten­ didos hasta que se realizaba el cobro y se entregaba el ticket de la máquina registradora, y el tiempo específico de realización del tra­bajo desde que se entregaban los originales al empleado y se re­ tiraban las copias; en todos los casos se utilizó como medio de pa­ go un billete de 5 euros y se preguntó el precio desglosado de la impresión desde el pen drive y del DNI anotando las circunstancias especiales.
Pues, bien, la conclusión que se alcanza es que, con esta muestra reducida, el precio de determinados servicios en los estableci­mientos de reprografía no solo no se cobra... ¡SE REGALA ! y no alcanzaría ni a cubrir los gastos del personal.Ya asumimos que se trata de una muestra sesgada, pero cualquiera puede hacer el cál­culo de sus costes y precios de venta para el servicio indicado, otros similares o para la totalidad de sus productos para compro­ bar cómo, seguramente, se cumple, en algunos de ellos, la máxi­ma que acabamos de exponer que, con la media de esta prueba, el PVP de la hora de taller, poniendo empleado, maquinaria, sumi­nistros, consumibles, etc. se ha facturado a 7,60 euros, cuando so­ lo la hora del empleado cuesta como mínimo el doble. Por ello, es importante evaluar seriamente el ratio de operatividad de nues­tros precios antes de lanzarlos a la desbocada carrera de rebajar y de seguir "regalando" nuestros servicios.

Es común la experiencia sobre la inconveniencia que supone aten­der determinados trabajos demandados en el mostrador,que por ser para ¡YA! (una fotocopia de carné, una escritura, tres papeli­tos...) interrumpen otro trabajo en curso y al final por un precio que, lo que menos importa es cobrarlo dada su escasa cuantía. A veces incluso sale más barato darlo gratis que cobrarlo, no sea que además pidan factura con el IVA desglosado y nos lo paguen con Visa, "Y... me lo envuelve por favor, que es para un regalo".

¿Y qué se puede hacer? Pues no es necesario colgar un cartel con el aviso "NO SE FOTOCOPIAN CARNETS" -no, no, no se trata de eso- pero si valorar la profesión y dignificar los servicios de reprografía estableciendo una LISTA de SERVICIOS con el Precio Míni­mo. En U.S.A, por ejemplo, es habitual encontrar en los estableci­mientos de reprografía un cartel anunciando que "el servicio míni­mo de este establecimiento es de 1$".


Se trataría, por tanto, de generalizar el uso de una Tabla de Unida­ des de Tiempo estandarizada para la realización de determinados servicios que se valorarían con arreglo al tiempo "estándar" de su realización a un determinado precio hora. Por ejemplo, con un pre­ cio de a 30 euros/hora de taller -que es un precio muy módico por­ que incluye local, personal, maquinaria, y todos los gastos de la producción-,el modelo americano de 1 € (± 1$) por Servicio Míni­mo, representaría un estándar de producción de 2 minutos, es de­ cir, por cada dos minutos de producción efectiva debiéramos co­brar, al menos, 1 €.

Esta estandarización, para algunos servicios resulta de toda lógica y necesidad, si no queremos continuar con esta especie de "servi­cios a la comunidad" gratuitos. Y que nadie se engañe, ni por se­guir regalando vas a fidelizar al cliente ni por cobrarlo vas a perderlo, pero si puedes perder tu negocio. Este servicio mínimo ya existe y nosotros y nuestros clientes lo asumimos sin ningún dra­matismo. Cada vez que compramos algo por internet es habitual que paguemos un fijo por tramitación, por pago con tarjeta... ocu­rre cada vez compramos entradas para el cine, el teatro ...,y como además, todos lo cobran... pues que vas a hacer, ir a la cola del ci­ne... ¡no! seguimos con la comodidad de un ordenador,una tien­da online, y una tarjeta de crédito y el fijo de esa comodidad...

¡ Pues en reprografía igual ! En el tipo de servicios a que nos refe­rimos, nuestra virtud no radica en lo "bien que fotocopiamos un DNI" sino en nuestra capacidad para dar respuesta a un servicio que precisa el cliente, y es esa necesidad la que nos trae al clien­te, que va a entender la aplicación de ese "Precio Servicio Míni­mo" en cuanto que lo expliquemos con lógica. Lo peor para el cliente no será que se cobre un "PSM" por fotocopia r el DNI, sino que colguemos el cartel. ....

Hay que crear una cultura del precio del servicio para determina­ dos productos de nuestra actividad, porque, probablemente, quien espera hasta 15 minutos para obtener una copia que le hace falta de su DNI, lo que menos le importa es el euro de su costo y lo que precisa es el servicio efectuado, que solo podremos seguir pres­ tándolo si fijamos precios adecuados.

La siguiente situación bien podría haberle ocurrido a más de uno de los colegas de profesión: Imagine a un amigo mecánico que, por razón de dicha amistad, en la reparación de su vehículo, le re­ gala unas piezas de recambio usadas que tenía almacenadas y tan solo le cobra la mano de obra empleada (90 mín.) a razón de una tarifa de 50 € / hora, así que le cobraría 75 €. y en paz ! -diría-.

Imagine que, otro día, fuera el mecánico quien acudiera al esta­blecimiento de reprografía de su amigo con una carpeta de recor­tes de periódico, escrituras, DNls, facturas, recibos y tickets grapados para que se los reprodujera,dejando, después,los origina­ les igual que se los había entregado, para que no se desordena­ sen... El amigo reprógrafo se lo encomendaría al empleado (que, por cierto, estaba realizando otras tareas) y, mientras se hacían las fotocopias que el mecánico necesitaba YA ..!, se fueran a tomar un café al bar de la esquina . 25 minutos, el empleado habría aca­bado de fotocopiar,emplearía otros 5 minutos en reordenar y gra­par los originales y dispondría todo ello para su entrega al cliente. Total, media hora de trabajo para realizar 70 fotocopias.Así que el reprógrafo le dijo al mecánico ¡mira, como tú el otro día me has regalado las piezas y sólo me has cobrado el tiempo de tu taller, yo, en agradecimiento te voy hacer lo mismo, a 40 € la hora de mi taller, dame 20 € por los 30 minutos que ha costado hacer el tra­ bajo y en paz! Entonces muy posiblemente, con el ceño frunci­do diría, ¡pero oye! ¿Tú a qué precio cobras las fotocopias? ...! Pues, aunque el ejemplo expuesto no haya que tomarlo al pie de la letra, porque nuestra actividad no se basa en hacer copias de DNls y similares, lo que sí es cierto es que los tiempos de pro­ducción, los tiempos muertos y las interrupciones de ese menu­deo, deben ser adecuadamente valorados introduciendo una se­rie de servicios mínimos en base al tiempo estándar que demandan y acostumbrar al destinatario de dichos servicios a pagar su coste, la alternativa es seguir regalando nuestro trabajo, perdiendo nuestro tiempo y en casos extremos ... cerrando.

Luego hay otro tipo de tareas, más relacionado con el cliente no doméstico, que erróneamente tampoco se valora ni se cobra. Nos referimos ahora a lo que denominamos "retoque digital" que es una tarea a medio camino entre el diseño y la manipula­ción para dejar el trabajo "listo para imprimir" que suele de­ mandar mucho tiempo de trabajo y que, habitualmente, no se cobra... El cartel hecho en Power Point, las imágenes de baja re­ solución, la ausencia de sangre, la ausencia de fuentes incrusta­ das, PDF de pesos infumables... son situaciones que es habitual que nos encontremos día a día en nuestras reprografías, las so­lucionemos, saquemos adelante el trabajo del cliente pero... ah!!! Sin cobrar nada por ello, ¿...por qué?

La reflexión nos llevaría a un cambio de mentalidad a la hora de establecer nuestros precios clasificando los trabajos y no los clientes, contemplando los factores más dispares, para dar con una serie de precios dependiendo de si trata de un "Servicio ur­ gente" (servicio inmediato que solicita un cliente y supone inte­rrumpir lo programado para realizar el trabajo solicitado), "Ser­ vicio en horas extras" (el que se realizará fuera de horario por requerimientos del cliente) o "Servicio normal" (aquel donde el tiempo de respuesta que solicita el cliente se adapta a la oferta que puede dar nuestra empresa en un momento dado) o traba­jos accesorios prestados al cliente para dejar listo su origina l (di­gital o analógico) listo para imprimir.

Así que, contestando a la cuestión inicial sobre si se están co­brando la totalidad de estos servicios y extras..., la respuesta es que, en muchas ocasiones, no. Y por ello se concluye la con­veniencia de dotarse de una LISTA de SERVICIOS lógica que explique a nuestros clientes la racionalidad de cobrar nuestros servicios, la necesidad que tienen de los mismos, las carencias que suplimos y la coherencia de que se cobre su prestación, bajo el aforismo que dice "...del cielo para abajo, cada cual de su trabajo", abandonando para siempre la costumbre pernicio­sa de apoyarnos, como estrategia, en la generalización de los "precios de remate" en lugar de seguir criterios y bases con que hayan sido creadas y verificadas, de una manera objetiva, nuestras tarifas.


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